Учет оргтехники

Учет оргтехники и компьютерного оборудования необходим в любой компании или фирме. В настоящее время, для учета оргтехники применяются различные программы: «HardwareInspector», «Учет компьютеров», «AdmAssistant», «ITInvent», «Инвентаризация компьютеров в сети» и.т.д.

Основные задачами учета оргтехники являются:

1.  Своевременное отражение поступления, выбытия и перемещения оргтехники, контроль за наличием оргтехники и ее сохранностью в местах эксплуатации.

2.   Точное исчисление износа оргтехники и компьютерного оборудования.

3.  Определение затрат по ремонту оргтехники и контроль за рациональным использованием средств, выделенных для ремонта.

4.  Выявление неиспользуемого оргтехнического оборудования, а также контроль за эффективным использованием резервов техники, повышение эффективности работы оргтехники,  компьютерного оборудования и других объектов.

5.  Оперативное обеспечение необходимой информацией руководства предприятия о состоянии оргтехники путем автоматизации учетно-вычислительных работ на базе современных средств вычислительной техники.

Желательно, чтобы в организации или фирме операции складского учета оргтехники вводились при помощи электронного  документооборота. Также, следует предусмотреть возможность просмотра состояния на различные даты. После того, как производиться регистрация пользователя, который ввел документ и дополнительные параметры операции (важная пометка, комментарий и.т.д.).

Для учета и инвентаризации оргтехники в программе учета данных должны установлены следующие документы:  (акт установки, акт о приеме передачи, акт перемещения, накладная на внутреннне перемещение ОС, накладная перемещения, требование накладная, расходная накладная).

Чтобы работать с комплектующими желательно иметь в базе данных программы учета оргтехники следующие документы:

1.     Поступление номенклатуры от поставщика.

2.     Перемещение номенклатуры с одного места хранения на другое.

3.     Обмен комплектующими, то же что и перемещение, но имеет 2 многострочные части и позволяет перемещать номенклатуру сразу в двух направлениях.

4.     Списание материальных ценностей.

5.     Инвентаризация материальных ценностей на месте хранения, если место хранения содержит только компьютер и его периферию то инвентаризация может быть выполнена автоматически.

Для удобства работы, каждая комплектцющая, которая входит в базу данных должна иметь свои уникальные серийный и инвентарный номера. Помимо этого, вся регистрируемая оргтехника должна иметь дату окончания и срок гарантии, а также цену товара. В том случае, если оргтехники имеет разные комплектующие, то в программе учета должна быть реализована поддержка комплектов. Большинство программ учетов оргтехники имеют свои собственные механизмы отборов и группировок. Благодаря таким программам сортировок можно просмотреть, как остатки на дату, так и оборот в разрезе группировок. Помимо этого, в программах учета оргтехники, очень удобно использовать графические изображения численности комплектующих и оргтехники, которые выполнены в виде диаграмм, таблиц и схем.